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    HR必知——人事檔案的作用

    李女士自94年大專畢業以后,決心自主創業。她認為自己不去找工作、不用買社保,人事檔案沒有什么用處,于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后,具有一定工作能力的李女士又進入了一家大型企業工作,企業要審查她的檔案,了解她以往的學習、工作情況,并為她購買社保。于是她將檔案交與分公司的辦事人員,本想一切順理成章。沒想到,當總公司再次追問李女士的檔案所在的時候,檔案卻找不到了。李女士找到分公司的有關責任部門,但被告知當初負責檔案的工作人員已經離職無法聯系。李女士只好找到成都市人才服務中心尋求幫助。在成都市人才服務中心工作人員的幫助下,李女士只有通過補辦檔案里的各種證明,來補一份人事檔案了。但是,人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。

        隨著我國市場經濟的建立和發展,我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革,與此相關的人事檔案工作,也發生著重大的變化。 “遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會普遍存在的現象,檔案在一些人眼中作用弱化了,但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。

    檔案記載著一個人成長的軌跡,記載著身份、黨團組織關系、學歷、經歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風、思想政治表現等許多情況,具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等,都需要檔案“說話”,它的作用仍不可被取代,如果沒有檔案,單位和個人的權益都無從得以保障!從某種意義上說,它甚至可以決定一個人的命運。

     

    檔案對用人單位的作用:

     

        對于用人單位來說,檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄,通過利用檔案,可以清楚地了解員工過去的工作軌跡,總結經驗教訓,為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代企業為了做到知人善任、選賢舉能,將盡可能全面、準確地了解員工,通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總,歸入本人檔案,作為考核依據。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時,都會經常使用檔案,考察其德、能、勤、績等情況,從而全面準確地了解個人的情況,為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動合同法》實施以后,單位用人更加謹慎,嚴把人才進口關成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。成都市人才流動服務中心也為各企事業單位免費提供擬錄人員人事檔案查詢。

     

    檔案對個人的作用:

     

        現階段,在檔案的憑證、參考等諸多作用中,普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用,所以它有極強的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務,同時也為個人切身利益服務,幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說,無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

        例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在申報技術職稱時,檔案可以提供所需材料,如申報人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史,同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。

        根據國家規定,有人事檔案管理權限的機構可以統一保管本單位員工檔案,也可委托縣以上(含縣)政府人事部門所屬人才服務機構統一保管;沒有人事檔案管理權限的單位不得擅自管理員工檔案,可委托政府人事部門所屬人才服務機構統一保管,嚴禁私人保管或放到沒有人事檔案管理權限的單位。

        在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員,人才中心將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇,如保留原有身份、調整檔案工資、辦理轉正定級、人才引進、黨團關系管理,代辦職稱評審、計劃生育指標、出具以檔案為依據的各種證明等等。如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構,各級人事部門將不承認其原有身份,必然損害其自身利益,使其應享受的上述待遇得不到應有保障。

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